ASISTENTE DIRECCION

DATOS DEL PUESTO

Supervisa (Total)

PRINCIPALES ROLES Y RESPONSABILIDADES

OBJETIVO

 Brindar servicios de apoyo a la Dirección, coordinando su agenda, atendiendo visitas y llamadas, realizando trabajos, presentaciones o reportes que le son requeridos, así como actividades secretariales como archivo, comprobación de gastos, solicitudes de servicios o productos, para contribuir al logro de los procesos y funciones del área. 

Funciones

Organizar la agenda de la Dirección, notificando diariamente los compromisos a cumplir, coordinando juntas internas o externas, registrando citas, eventos programados o improvistos y acordando con el Director los horarios asignados a fin de apoyarlo en el cumplimiento de sus compromisos y funciones.

Elaborar trabajos, presentaciones, captura de información en algún sistema y reportes entre otros, de acuerdo a las especificaciones solicitadas y organizando las prioridades de las actividades a realizar diariamente, para cumplir con los requisitos en tiempo y forma y apoyar a la Dirección.

 Atiender a las visitas y proveedores dirigidos a la Dirección, canalizando con la persona a quien visita, solicitando y recibiendo documentación, productos y servicios y distribuyendo a su destino; así mismo atiende llamadas locales, nacionales e internacionales, transfiriéndolas o proporcionando información, para brindar soporte secretarial al Director.

Presentar en el área contable las cuentas de gastos de la Dirección, recabando los documentos de soporte y dando seguimiento para su comprobación y pago; así mismo da seguimiento al ejercicio presupuestal de la Dirección, revisando el gasto contra el presupuesto y verificando las proyecciones del año siguiente para apoyar en el control los gastos mensuales y anuales.

Solicitar servicios como apoyo de sistemas, limpieza, papelería, mensajería con el área responsable o con proveedores externos según se requiera y de acuerdo a los lineamientos y políticas de la compañía a fin de contribuir a la funcionalidad de las instalaciones del área.      

Realizar actividades secretariales como archivo, organización de eventos, reservaciones de avión y hotel, control de tarjetas corporativas  y solicitando servicios da apoyo de sistemas, limpieza, papelería con base a las instrucciones recibidas, utilizando las políticas y sistemas de la compañía, para brindar soporte en las actividades del mismo.

REQUERIMIENTOS

Disponibilidad para viajar

Escolaridad

Área de Formación

Conocimientos Especiales y/o Certificaciones

Manejo de Office, conocimientos secretariales

Nivel de Inglés

Experiencia

Nivel de Experiencia